Waarom is het kiezen van een boekhouder belangrijk?
De financiële administratie van je bedrijf vormt de basis voor gezonde bedrijfsvoering. Een deskundige boekhouder zorgt ervoor dat je boeking correct verloopt, je belastingaangiftes op tijd worden ingediend en je inzicht hebt in de financiële gezondheid van je onderneming. Het kiezen van de juiste boekhouder is daarom een strategische beslissing die grote impact heeft op je bedrijfsresultaten en je gemoedsrust.
Met de juiste accountant aan je zijde vermijd je fouten, bespaar je tijd en krijg je waardevolle inzichten in je financiën. Maar hoe bepaal je welke boekhouder het best bij jouw bedrijf past?
Bepaal eerst welke diensten je nodig hebt
Niet elk bedrijf heeft dezelfde boekhoudkundige ondersteuning nodig. Voordat je gaat zoeken naar een boekhouder, is het belangrijk dat je duidelijk hebt wat je wilt uitbesteden.
Sommige ondernemers hebben alleen behoefte aan basisadministratie: het invoeren van facturen, betalingen verwerken en bankafschriften matchen. Anderen willen ook fiscaal advies, belastingplanning of hulp bij bedrijfsanalyses. Veel boekhoudkantoren bieden ook diensten aan zoals:
- Salarisboeking en personeelsadministratie
- Jaarrekening en belastingaangiftes
- Bedrijfsadvisering en financiële rapportage
- Begeleiding bij bedrijfsoprichting
- Boekhoudsoftware-implementatie
Maak een lijstje van wat je nodig hebt. Dit helpt je later om aanbieders gericht te beoordelen en onnodige diensten uit te sluiten.
Controleer de ervaring en specialisatie
Ervaringen tellen. Een boekhouder die jarenlang met bedrijven in jouw branche werkt, kent de specifieke regels, risico’s en mogelijkheden. Vraag potentiële accountants naar hun achtergrond en ervaring, vooral:
- Hoe lang werken zij al als boekhouder?
- Hebben zij ervaring met bedrijven in jouw sector?
- Hebben zij ervaring met bedrijven van jouw omvang (startup, midden of groot)?
- Zijn zij ingeschreven bij een beroepsorganisatie zoals de NBA (Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants)?
Een accountant met specifieke kennis van jouw branche kan je veel sneller helpen met vragen die voor jouw type bedrijf relevant zijn. Denk aan specifieke regelgeving, typische uitgaven of financiële benchmarks in jouw sector.
Let op de communicatie en beschikbaarheid
Een boekhouder is een partner in je bedrijf. Je wilt iemand die goed met je communiceert, je vragen snel beantwoordt en zich toegankelijk voelt. Tijdens het eerste contact kun je al veel merken:
- Nemen zij je tijd en luisteren zij echt naar je vragen?
- Leggen zij complexe zaken uit op een manier die jij begrijpt?
- Zijn zij proactief met suggesties of reageren zij alleen op vragen?
- Wat is hun reactietijd op e-mails of telefoontjes?
Zoek naar iemand die niet alleen cijfers verwerkt, maar ook een sparringpartner kan zijn. Regelmatige contact en duidelijke communicatie voorkomen misverstanden en zorgen ervoor dat je boekhouder op de hoogte blijft van veranderingen in je bedrijf.
Vergelijk de kosten en prijsmodellen
De prijs is belangrijk, maar niet het enige criterium. Boekhoudkantoren hanteren verschillende prijsmodellen:
- Uurtarief: je betaalt voor de werkelijk bestede tijd. Dit kan onvoorspelbaar zijn.
- Vast maandtarief: je weet precies wat je betaalt. Dit is transparant en gemakkelijk in te calculeren.
- Tarief per transactie: geschikt voor zeer kleine bedrijven met weinig mutaties.
- Percentage van omzet: minder gebruikelijk, maar soms toegepast bij grotere bedrijven.
Vraag altijd om een duidelijke offerte met specificatie van wat erin is opgenomen. Vergelijk niet alleen de prijs, maar ook wat je ervoor krijgt. Een goedkoper kantoor kan uiteindelijk duurder uitvallen als je veel extra vragen hebt of als de kwaliteit niet goed is.
Houd rekening met:
- Is de eerste consultatie gratis?
- Zijn er opstartkosten?
- Wat gebeurt er als je bedrijf groeit en je meer diensten nodig hebt?
- Zijn er verborgen kosten voor extra diensten?
Controleer technische mogelijkheden en software
Moderne boekhoudkunde gebeurt digitaal. Zorg ervoor dat de boekhouder werkt met actuele software en systemen die goed integreren met jouw bedrijfssystemen. Vraag naar:
- Welke boekhoudprogramma’s gebruiken zij? (Bijvoorbeeld Exact, Twinfield, Moneybird, BoekhoudKantine)
- Kunnen zij integreren met jouw huidige systemen (webwinkel, POS, bankgegevens)?
- Bieden zij ondersteuning bij de invoering van software?
- Hoe zit het met gegevensbeveiliging en back-ups?
Goede software scheelt veel handwerk en zorgt voor sneller en nauwkeuriger werken. Vraag ook of zij cloud-based oplossingen gebruiken, zodat je zelf ook inzicht hebt in je financiën.
Vraag referenties en lees beoordelingen
Een betrouwbare boekhouder heeft geen moeite met het geven van referenties. Vraag om contactgegevens van enkele huidige of voormalige klanten, bij voorkeur bedrijven van vergelijkbare omvang en branche als jouw bedrijf. Bel of mail met hen en vraag naar hun ervaringen:
- Zijn zij tevreden over de dienstverlening?
- Is de communicatie goed?
- Hoeveel tijd kosten de administratieve zaken hen per maand?
- Zouden zij de boekhouder aanbevelen?
Zoek ook online naar beoordelingen op Google, LinkedIn of andere platforms. Let op patronen in feedback: zijn er veel klachten over bepaalde zaken, of zijn de reviews overwegend positief?
Controleer de professionele standaard en verzekeringen
Een professioneel boekhoudkantoor moet aan bepaalde standaarden voldoen. Controleer:
- Zijn zij lid van een beroepsorganisatie (NBA, NIPA of vergelijkbaar)?
- Hebben zij een beroepsaansprakelijkheidsverzekering?
- Volgen zij regelmatig bij- en nascholing?
- Hebben zij een duidelijk privacybeleid en GDPR-compliance?
Deze zaken geven zekerheid dat je met een professioneel bedrijf werkt dat zich aan wettelijke eisen houdt en verzekerd is voor fouten.
Maak een proefperiode af
Nadat je een boekhouder hebt gekozen, is het verstandig om met een proefperiode te werken. Dit kan enkele maanden zijn. Zo ervaar je in de praktijk hoe goed de samenwerking verloopt:
- Werkt de communicatie zoals afgesproken?
- Zijn de afgeleverde rapportages duidelijk en nuttig?
- Voelt het kantoor als een echte partner voor je bedrijf?
- Zijn er problemen of misverstanden?
Als het niet goed voelt, is het beter dit vroeg vast te stellen. Een langdurige relatie met een boekhouder werkt het best als beide partijen tevreden zijn.
Wat te doen voordat je de boekhouder aanstelt
Zorg dat je goed voorbereid bent als je met een boekhouder gaat samenwerken:
- Verzamel alle relevante documenten (belastingaangiftes, boekhoudingen, contracten)
- Maak duidelijk welke financiële doelen je hebt
- Zet afspraken schriftelijk vast (wie doet wat, welke deadline, welke kosten)
- Zorg voor een goede overdracht van je huidige administratie
- Maak afspraken over hoe jullie communiceren (e-mail, telefoontje, portal)
Een goede start zorgt ervoor dat de samenwerking soepel verloopt en je boekhouder snel productief kan zijn.
De keuze van een boekhouder is niet iets wat je in een paar minuten beslist. Neem de tijd om verschillende aanbieders te vergelijken, hun expertise en aanpak te beoordelen, en zeker te zijn dat je met iemand werkt die je vertrouwt. De juiste boekhouder helpt je niet alleen met je administratie, maar wordt een waardevolle sparringpartner voor de financiële gezondheid van je bedrijf.
Ben je op zoek naar een betrouwbaar bedrijf? Bekijk dan Google Mijn Bedrijf Jouw Online Visitekaartje of Bedrijf Beter Vindbaar Google Maps in onze bedrijvengids.
Veelgestelde vragen
Hoeveel kost een boekhouder gemiddeld per maand?
De kosten variëren sterk afhankelijk van je bedrijfsomvang, aantal transacties en gewenste diensten. Voor een klein bedrijf betaal je vaak tussen de 150 en 400 euro per maand, voor een middelgrooter bedrijf 400 tot 1000 euro. Vraag altijd om een offerte op maat.
Wat is het verschil tussen een boekhouder en een accountant?
Een boekhouder voert de dagelijkse administratie uit: invoeren van facturen, betalingen verwerken en bankafschriften matchen. Een accountant doet dit ook, maar heeft meestal meer expertise en certificering, en kan ook jaarrekeningen opmaken, belastingaangiftes indienen en financieel advies geven. In de praktijk worden de termen vaak door elkaar gebruikt.
Hoe lang duurt het om van boekhouder te wisselen?
De overdracht kan enkele weken tot maanden duren, afhankelijk van hoe goed je huidige administratie georganiseerd is. De nieuwe boekhouder zal je vorige administratie moeten doorlopen en eventueel corrigeren. Zorg voor een soepele overdracht door alle relevante documenten en gegevens op orde te hebben.
Kan ik een deel van de boekhoudwerk zelf doen en de rest uitbesteden?
Ja, absoluut. Veel ondernemers voeren zelf dagelijkse transacties in via boekhoudingsoftware en laten hun boekhouder alleen de maandelijkse afsluiting, belastingzaken en jaarrekening doen. Bespreek dit van tevoren met je boekhouder, zodat duidelijk is wie wat doet.
Welke boekhoudprogramma’s zijn het meest gebruikt?
Populaire Nederlandse boekhoudprogramma’s zijn Exact Online, Twinfield, Moneybird, BoekhoudKantine en Snelstart. Veel kleine bedrijven werken met Moneybird of BoekhoudKantine vanwege gebruiksgemak en betaalbaarheid. Vraag je boekhouder welk systeem zij aanraden voor jouw situatie.